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In der Welt der Buchhaltung spielt der Kontenrahmen & Kontenplan eine entscheidende Rolle. Als strukturiertes Abbild der finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens bieten sie eine Grundlage für die Buchhaltung.

Die rechtliche Gesetzgebung & wie ein Schweizer KMU Kontenrahmen aufgebaut ist, erfahren Sie in diesem Artikel.

Hier geht es zum kostenlosen Download des Schweizer Kontenrahmen KMU als PDF.

Was ist ein Kontenrahmen KMU?

Der Kontenrahmen legt die grundlegende Struktur und Hierarchie der Konten in einer Buchhaltung fest. Darin befindet sich eine Auflistung aller Konten, die Unternehmen bei der Buchhaltung zur Verfügung stehen und bildet somit das Grundgerüst für den Kontenplan.

Damit Unternehmen eine einheitliche Struktur für die Buchführung erhalten, schreibt das schweizerische Rechnungslegungsrecht vor, dass Unternehmen spezifische Standards einhalten und eine transparente Kosten- und Einnahmestruktur präsentieren müssen. Diese Standards werden in Kontenrahmen wiederspiegelt. Damit bietet ein Kontenrahmen eine gemeinsame Grundlage für die Kommunikation zwischen Unternehmen, Steuerbehörden und Banken. Diese Standardisierung erleichtert zudem Unternehmen die Geschäftsvorgänge aufzuzeichnen sowie Abschlüsse & Steuererklärungen effizient zu erstellen.

Bestimmte Sektoren wie Banken, Versicherungen und die öffentliche Verwaltung sind gesetzlich verpflichtet, spezifische Rechnungslegungsstandards zu befolgen. Hingegen müssen andere Branchen, wie beispielsweise die Gastronomie, spezifische branchenspezifische Vorgaben erfüllen.

In der Schweiz gilt jedoch grundsätzlich der "Kontenrahmen KMU" als Standardwerk für die Erstellung von Kontenrahmen für kleine und mittlere Unternehmen.

Was ist ein Kontenplan KMU?

Anders als der Kontenrahmen ist der Kontenplan spezifisch für den jeweiligen Betrieb. Der Kontenrahmen bietet eine Zusammenstellung der empfohlenen Konten, während im Kontenplan die tatsächlich genutzten Konten eines Betriebs enthalten sind.
Welche Konten ein Unternehmen nutzt, hängt einerseits von den Tätigkeiten des Betriebes ab und ist auch von der Grösse und der Rechtsform abhängig.

Dabei gut zu wissen: Kontenpläne werden oft durch Branchen- und Berufsverbänden zur Empfehlung herausgegeben und bieten insbesondere Startups & Firmengründungen eine grosse Hilfe.

Wie ist der Schweizer KMU Kontenrahmen aufgebaut?

Seit dem 1. Januar 2015 sind die Unternehmen in der Schweiz verpflichtet, ihre Kontenrahmen nach dem neuen Rechnungslegungsrecht (nRLR) zu gestalten. Diese gesetzlichen Anpassungen wurden in den Schweizer Kontenrahmen KMU eingearbeitet, um die gesetzlichen Anforderungen zu gewährleisten.
Der Schweizer KMU Kontenrahmen ist in insgesamt neun Klassen aufgeteilt. Klassen 1 und 2 sind die Bilanzkonti, während Klassen 3 bis 8 die Erfolgskonti umfasst:

1. Aktiven
   • Umlaufvermögen: Hier werden kurzfristige Vermögenswerte wie Bargeld, Forderungen und Vorräte erfasst.
   • Anlagevermögen: Langfristige Vermögenswerte wie Gebäude, Maschinen und Fahrzeuge werden in dieser Kategorie abgebildet.
2. Passiven
   • Kurzfristiges Fremdkapital
   • Langfristiges Fremdkapital
     • Fremdkapital: Hier werden Verbindlichkeiten gegenüber Dritten wie Darlehen und Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten erfasst.
   • Eigenkapital (juristische Personen)
   • Eigenkapital (Einzelunternehmen)
   • Eigenkapital (Personen-/ Kollektivgesellschaft)
     • Eigenkapital: Dies umfasst das Kapital, das den Eigentümern des Unternehmens gehört, einschließlich Gewinnreserven.
3. Betriebsertrag aus Lieferungen und Leistungen
4. Aufwand für Material, Handelswaren, Dienstleistungen und Energie
5. Personalaufwand
6. Übriger Betrieblicher Aufwand, Abschreibungen und Wertberichtigungen sowie Finanzergebnis
7. Betrieblicher Nebenerfolg
8. Betriebsfremder, außerordentlicher, einmaliger oder periodenfremder Aufwand und Erfolg
9. Abschluss

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Kontenrahmen in LoopsFinanz

LoopsFinanz wurde speziell für Schweizer KMU-Betriebe entwickelt. Das Programm bietet alle Funktionen einer professionellen Buchhaltungssoftware, ist aber denkbar einfach zu bedienen – die optimale Lösung sowohl für Einsteiger wie auch Profis.

LoopsFinanz bietet flexible Kontenstrukturen für Ihre individuellen Bedürfnisse. Sie können dabei den aktuellen nRLR Schweizer KMU Kontenrahmen auswählen und Ihren KMU Kontenplan danach kinderleicht nach Ihren Bedürfnis anpassen. Wir bieten Ihnen dabei zwei Variationen des Schweizer KMU Kontenrahmens: einen kleineren, für Kleinunternehmen optimierten Kontenplan mit weniger Konten und einen umfangreichen Kontenrahmen für grössere Unternehmen.

Als wertvolles Hilfsmittel zur Zeitersparnis und Übersicht stehen Ihnen verschiedene Datenformate zur Verfügung. Diese sind vor einigen Jahren dem ISO 20022-Standard angeglichen worden. Nachfolgend eine kurze Übersicht welches Datenformat zu welchem Zweck in der Kunde-Bank-Beziehung dient.

Pain.001 (Payment Initiation)

Dies sind die Zahlungsaufträge. Diese können aus Buchhaltungssoftware mit Kreditorenfunktion oder Zahlungssoftware exportiert und danach bei der Bank eingereicht werden um die Überweisungen zu tätigen.
Die Daten können unterschiedlich strukturiert sein und ein unterschiedliches Ziel haben, beispielsweise Zahlungen auf Konten mit IBAN können als SEPA-Zahlung markiert sein was die Gebühren für Zahlungen innerhalb des SEPA-Raumes gering halten und eine schnelle Verarbeitungszeit garantieren - fast wie bei Zahlungen im Inland. Banken können auch Zahlungen in Euro automatische als SEPA-Zahlung ausführen selbst wenn die Markierung fehlt. Dann gibt es noch die Möglichkeit die Zahlungen alle als Einzelzahlungen oder als gesamter Zahlungsauftrag ausführen zu lassen (sogenannte „B-Level“).
Nach dem Einreichen von pain.001 kann bei der Bank eine pain.002-Datei heruntergeladen werden welche Sie bei manchen Programmen auch überprüfen lassen können, diese enthält jedoch keine detaillierten Rückmeldungen sondern nur sehr allgemein gehalten ob der Auftrag angenommen oder aufgrund eines Fehlers abgelehnt wurde.

CAMT (Cash Management)

CAMT.054

Diese Dateien sind in der Schweiz primär zum Verbuchen von Zahlungseingängen aufgrund von QR-Rechnungen in der Debitoren-Software/Fakturierung verwendet.
Diese Datei wird von der Bank nach Erhalt einer Zahlung hauptsächlich mit der 27-stelligen Referenznummer und abhängig von der Bank auch mit der RF-Referenznummer zur Verfügung gestellt und begleicht dann die offenen Posten in der Debitorensoftware - automatisch, ohne manuelles Verbuchen.
Eine Übersicht zu allen CAMT-Formaten finden Sie hier.

CAMT.053

Diese CAMT-Datei enthält komplette Kontoauszüge. Es sind darin alle Transaktionen Ihres Kontos enthalten und Sie können die CAMT.053-Datei wie CAMT.054 abhängig von Ihrer Debitorensoftware ebenfalls zum Verbuchen von Zahlungseingängen verwenden, auch dann wenn Sie keinen Kontentyp besitzen für welchen CAMT.054 ausgeliefert werden. Darin sind auf jeden Fall auch Zahlungen enthalten welche keine Referenznummer haben.
Der Hauptzweck der CAMT.053-Datei ist aber auch das Importieren in die Buchhaltung - unabhängig von Ihrer Debitorensoftware können Sie - abhängig von Ihrer Buchhaltungssoftware - diese Datei in das Buchungen-Fenster importieren und so für alle Transaktionen, Kartenzahlungen usw. automatisch Buchungen erzeugen lassen ohne manuelles Abschreiben des Kontoauszugs. Die CAMT.053-Dateien enthalten Buchungen bis und mit dem Vortag.

CAMT.052

Diese werden seltener verwendet und entsprechen weitgehend den CAMT.053, werden jedoch mehrmals täglich ausgeliefert.

ISO20022-Dateiformate in LoopsFinanz

In LoopsFinanz können Sie jede Art von CAMT-Dateien sowohl in das Buchungen-Fenster als auch in der LoopsFinanz d/k-Version in Debi-Zahlungen importieren. Bei Letzterem versucht das Programm bei fehlenden Referenznummern auch die Zahlungen aufgrund einer im Textfeld enthaltenen Rechnungsnummer zuzuordnen.
Ebenfalls nur in der d/k-Version können Sie die erfassten Kredi-Zahlungen als pain.001-Datei exportieren um diese bei Ihrer Bank ausführen zu lassen.
LoopsLohn exportiert Ihre Lohnzahlungen ebenfalls als pain.001-Datei, um diese gleich in Auftrag zu geben.

Die früheren Einzahlungsscheine wurden in der Schweiz durch die QR-Rechnung abgelöst. Diese hat mehrere Vorteile: Beim Bezahlen der Rechnungen ist die Auswahl der Lesegeräte grösser, es kann auch ein Mobiltelefon eingesetzt werden und der Inhalt des QR-Codes wurde gegenüber den Früheren Datenzeilen erweitert: Es sind alle relevanten Informationen automatisch einlesbar und ermöglichen somit der Kreditoren- oder Zahlungssoftware die Daten zu überprüfen und übernehmen.
Das Erstellen der Rechnungen ist auch einfacher geworden, und es steht ein neuer Typ von Referenznummer zur Verfügung. Die Referenznummer hilft die eingegangenen Zahlungen zur Verbuchung zuzuordnen Hier ein kurzer Überblick:

QR-Referenz

Diese ist im Prinzip mit der früheren 27-stelligen ESR-Referenznummer identisch. Ausser dass Sie die Identifikation am Anfang der Nummer weglassen können.
Für das Ausstellen von solchen Rechnungen benötigen Sie von der Bank eine sogenannte „QR-IBAN“: Dies ist eine „Pseudo-Kontonummer“ - sehr ähnlich der früheren Teilnehmernummer, aber im IBAN-Format, erkennbar am Clearingnummern-Bereich 3000-3999, also an der Zahl „3“ an der fünften Stelle der IBAN von links.
Diese Rechnungen - und nur diese - garantieren das Anliefern der Referenznummer bei der Zahlung. Sie können innerhalb der Schweiz versendet werden - Zahlung aus dem Ausland, inklusive SEPA-Raum ist nicht vorgesehen und kann nicht garantiert werden. Ausserdem benötigen Sie in einem Abkommen mit der Bank die „QR-IBAN“.

RF-Referenz

Die RF-Referenz, auch SCOR oder Creditor Reference ist eine neue Art der Referenznummer welche in Europa verwendet wird. Sie werden in Kombination mit einer ganz normalen IBAN verwendet und können somit im gesamten SEPA-Raum eingesetzt werden. Dies funktioniert mit jedem Bankkonto, ohne spezielles Abkommen (beachten Sie dass die Auslieferung der CAMT-Dateien zur Verbuchung der Zahlungseingänge von Bank zu Bank unterschiedlich gehandhabt werden kann).
Somit können auch Zahlungen von Rechnungen in den SEPA-Raum automatisch verbucht werden.
Die Anlieferung der Referenznummer ist aber nicht garantiert, weil die Zahlungssoftware anhand einer normalen IBAN nicht eruieren kann ob eine Referenznummer vorgesehen ist kann diese die Eingabe nicht erzwingen.

Keine Referenznummer

Hierbei wird nur das Textfeld und/oder die Adresse zur Identifikation des Zahlungszwecks verwendet. Einen Vorteil gegenüber der RF-Referenz bietet dies nicht.

Druck von QR-Rechnungen

Bei Versand von PDF können Sie einfach den Zahlteil in der geforderten Grösse als PDF exportieren. Hierbei sollen die Trennlinien enthalten sein. Für den Druck gilt dass die Trennlinien nicht notwendig sind, aber die Perforierung ist gefordert. Bitte verwenden Sie für den Postversand Papier mit Perforierung.

QR-Rechnungen in LoopsFinanz d/k:

LoopsFinanz ist in der Lage jede Art von QR-Rechnung zu erzeugen. Wenn Sie eine QR-IBAN hinterlegen wird die QR-Referenz erzeugt, ansonsten standardmässig die RF-Referenz.
Eine QR-IBAN kann als Standard hinterlegt werden. Beliebig viele weitere Konten sowohl mit QR-IBAN als auch mit normalen IBAN können Sie im Layout hinterlegen - nun ist es möglich mit LoopsFinanz d/k Rechnungen von unterschiedlichen Konten auszustellen. Bei Fehlen der Angaben sucht das Programm die IBAN aufgrund des Buchhaltungskontos falls diese bereits verwendet wurde.
Beim Erstellen können Sie die Standard-Layoutvorgaben für Druck und Postversand oder für PDF auswählen.
Selbstverständlich können erhaltene QR-Rechnungen in LopsFinanz d/k auch gleich in „Kredi-Rechnungen“ eingelesen werden. Das Programm sucht im Kreditorenstamm primär aufgrund der IBAN, falls diese nicht gefunden wurde aufgrund des Namens. Wird dieser ebenfalls nicht gefunden können Sie gleich den Kreditor anlegen lassen, die Felder sind bereits ausgefüllt mit den Infotrmationen aus dem QR-Code.
Darüber hinaus wird überprüft ob die IBAN identisch und vorhanden ist.

Man kann aus jedem Thema mit viel Enthusiasmus eine Wissenschaft machen. Ist der Buchungstext wichtig? Auf den ersten Blick scheint es ein unwichtiges Detail zu sein, aber Übersichtliche Buchungstexte haben einen grossen Einfluss darauf, wie übersichtlich das Hauptbuch wirkt und wie gut Sie Buchungen wiederfinden. So erkennen Sie die verschiedenen Arten der Buchungen auf den ersten Blick und können damit eine gewisse Struktur erkennen lassen. Wie so oft gibt es hier nicht den einen Weg. Aber wenn Sie Ihren Weg gefunden haben und diesen strikt befolgen,

Buchungen filtern
Suchen Sie Buchungen zu einem bestimmten Thema? Im Journal finden Sie eine leistungsstarke Suchleiste, die Sie dabei unterstützt. Dabei ist es hilfreich, wenn Sie sich ein System (Syntax) für sich festlegen und stets danach buchen.

Quickfilter
Noch während Sie den Suchbegriff in die Leiste eingeben, werden die Buchungen durchsucht und gefiltert. So sehen Sie in Echtzeit, ob Sie mit Ihrer Suche auf dem richtigen Weg sind oder allenfalls noch andere Suchbegriffe in Frage kommen.

Original Buchung finden
Mit einem Doppelklick gelangen Sie zur Originalbuchung, -rechnung oder -zahlung. Somit haben Sie mit dem Quickfilter ein Werkzeug an der Hand, mit dem Sie Buchungen suchen und nachbearbeiten können.

In der Regel gibt es eine spezielle Lohnart, die als Kinderzulage definiert wird. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, Lohnarten ganz individuell als Kinderzulage zu erfassen, z. B. mehrere Ausbildungszulagen. Das Total dieser ausbezahlten Lohnarten wird dann als Summe in der Auswertung „Familienausgleichskasse (FAK)“ ausgedruckt.

Im Fenster „Lohnlisten“ finden Sie den Bereich „Notizen“. Hier können Sie Mitteilungen hinterlegen, welche in der Lohnabrechnung oder Monatsabrechnung mit ausgedruckt werden können. Die Notizen können wahlweise für einen oder für alle Mitarbeiter vorgenommen werden. Bereits im Anstellungsverhältnis kann ebenfalls eine Notiz erfasst werden, die dann beim Erzeugen einer Lohnliste automatisch übernommen wird.

Dies ist der internationale Standard für den Zahlungsverkehr im SEPA-Raum und darüber hinaus. Somit auch für den Schweizer Zahlungsverkehr. Die neuen einheitlichen Formate unter ISO 20022 basieren auf der Syntax XML (Bsp. Export Zahlungsauftrag pain.001, Import Einzahlungen camt.054). Sie bilden den Standard für den Austausch von Finanznachrichten zwischen Kunde und Bank, zwischen Bank und Kunde sowie zwischen den Banken. Involvierte Akteure und Bereiche sind unter anderem Überweisungen, Avisierungen & Reporting, Lastschriften und Einzahlungsscheine.

Mit Hilfe des Debi/Kredi-Moduls (LoopsFinanz Debi/Kredi oder LoopsFinanz Pro Debi/Kredi), können Sie auf QR-Rechnungen umsteigen. Die neuen QR-Rechnungen ersetzen die alten Einzahlungsschein (orange, rote) und vereinfachen die Verarbeitung. Seit 30.09.2022 können keine orangen Einzahlungsscheine mehr für Einzahlungen verwendet werden! Dank dem QR-Code, den Sie in LoopsFinanz automatisch generieren können, können QR-Rechnungen einfacher, schneller und effizienter erzeugt und verarbeitet werden, als die alten Einzahlungsscheine. Mit der LoopsFinanz Version 4.2 (oder neuer) können QR-Rechnungen erfasst (Kredi.-Rechnungen) und mit Hilfe von Layouts gedruckt werden (Debi.-Rechnungen).