QR-Rechnungen
10. Dezember, 2023 QR-Rechnungen
Die früheren Einzahlungsscheine wurden in der Schweiz durch die QR-Rechnung abgelöst. Diese hat mehrere Vorteile: Beim Bezahlen der Rechnungen ist die Auswahl der Lesegeräte grösser, es kann auch ein Mobiltelefon eingesetzt werden und der Inhalt des QR-Codes wurde gegenüber den Früheren Datenzeilen erweitert: Es sind alle relevanten Informationen automatisch einlesbar und ermöglichen somit der Kreditoren- oder Zahlungssoftware die Daten zu überprüfen und übernehmen.
Das Erstellen der Rechnungen ist auch einfacher geworden, und es steht ein neuer Typ von Referenznummer zur Verfügung. Die Referenznummer hilft die eingegangenen Zahlungen zur Verbuchung zuzuordnen Hier ein kurzer Überblick:
QR-Referenz
Diese ist im Prinzip mit der früheren 27-stelligen ESR-Referenznummer identisch. Ausser dass Sie die Identifikation am Anfang der Nummer weglassen können.
Für das Ausstellen von solchen Rechnungen benötigen Sie von der Bank eine sogenannte „QR-IBAN“: Dies ist eine „Pseudo-Kontonummer“ - sehr ähnlich der früheren Teilnehmernummer, aber im IBAN-Format, erkennbar am Clearingnummern-Bereich 3000-3999, also an der Zahl „3“ an der fünften Stelle der IBAN von links.
Diese Rechnungen - und nur diese - garantieren das Anliefern der Referenznummer bei der Zahlung. Sie können innerhalb der Schweiz versendet werden - Zahlung aus dem Ausland, inklusive SEPA-Raum ist nicht vorgesehen und kann nicht garantiert werden. Ausserdem benötigen Sie in einem Abkommen mit der Bank die „QR-IBAN“.
RF-Referenz
Die RF-Referenz, auch SCOR oder Creditor Reference ist eine neue Art der Referenznummer welche in Europa verwendet wird. Sie werden in Kombination mit einer ganz normalen IBAN verwendet und können somit im gesamten SEPA-Raum eingesetzt werden. Dies funktioniert mit jedem Bankkonto, ohne spezielles Abkommen (beachten Sie dass die Auslieferung der CAMT-Dateien zur Verbuchung der Zahlungseingänge von Bank zu Bank unterschiedlich gehandhabt werden kann).
Somit können auch Zahlungen von Rechnungen in den SEPA-Raum automatisch verbucht werden.
Die Anlieferung der Referenznummer ist aber nicht garantiert, weil die Zahlungssoftware anhand einer normalen IBAN nicht eruieren kann ob eine Referenznummer vorgesehen ist kann diese die Eingabe nicht erzwingen.
Keine Referenznummer
Hierbei wird nur das Textfeld und/oder die Adresse zur Identifikation des Zahlungszwecks verwendet. Einen Vorteil gegenüber der RF-Referenz bietet dies nicht.
Druck von QR-Rechnungen
Bei Versand von PDF können Sie einfach den Zahlteil in der geforderten Grösse als PDF exportieren. Hierbei sollen die Trennlinien enthalten sein. Für den Druck gilt dass die Trennlinien nicht notwendig sind, aber die Perforierung ist gefordert. Bitte verwenden Sie für den Postversand Papier mit Perforierung.
QR-Rechnungen in LoopsFinanz d/k:
LoopsFinanz ist in der Lage jede Art von QR-Rechnung zu erzeugen. Wenn Sie eine QR-IBAN hinterlegen wird die QR-Referenz erzeugt, ansonsten standardmässig die RF-Referenz.
Eine QR-IBAN kann als Standard hinterlegt werden. Beliebig viele weitere Konten sowohl mit QR-IBAN als auch mit normalen IBAN können Sie im Layout hinterlegen - nun ist es möglich mit LoopsFinanz d/k Rechnungen von unterschiedlichen Konten auszustellen. Bei Fehlen der Angaben sucht das Programm die IBAN aufgrund des Buchhaltungskontos falls diese bereits verwendet wurde.
Beim Erstellen können Sie die Standard-Layoutvorgaben für Druck und Postversand oder für PDF auswählen.
Selbstverständlich können erhaltene QR-Rechnungen in LopsFinanz d/k auch gleich in „Kredi-Rechnungen“ eingelesen werden. Das Programm sucht im Kreditorenstamm primär aufgrund der IBAN, falls diese nicht gefunden wurde aufgrund des Namens. Wird dieser ebenfalls nicht gefunden können Sie gleich den Kreditor anlegen lassen, die Felder sind bereits ausgefüllt mit den Infotrmationen aus dem QR-Code.
Darüber hinaus wird überprüft ob die IBAN identisch und vorhanden ist.